17分钟完成350人会议团队入住背后——会小二专访金茂三亚亚龙湾丽思卡尔顿DOSM Eileen_【会小二帮】

他们是黄金标准的践行者。...

前一段时间，酒店人朋友圈流传着一篇文章《17分钟内，完成350会议团队的入住，他们是怎样做到的》，文章讲述了一个看似不可思议的“壮举”：他们将每个人的手续时间从3-5分钟缩短到23秒，继而在17分钟内完成了近350人团队的入住，保证了客户顺利拿到房卡并在1小时后顺利参加欢迎晚宴的严苛要求。

金茂三亚亚龙湾丽思卡尔顿市场销售总监Eileen（钟莹）

会小二有幸采访到这次接待的核心策划者——来自金茂三亚亚龙湾丽思卡尔顿市场销售总监Eileen（钟莹），来讲述这项“壮举”背后的故事。

会小二：17分钟完成350人入住，是怎样一个背景？
Eileen：2016年1月份，酒店接待了一个350人的团队，该团队将在酒店庆祝公司20周年庆典。客人的航班统一在海口降落，之后转乘动车到三亚。虽然酒店在过去的七年多中也接到过数百人的会议，但多为客人分批入住，且在不同时间段抵达。但像此团队350个客人同时抵达酒店的情况鲜少出现。

考虑到本次办理入住的工作量巨大，为了保证客人能及时拿到房卡并顺利参加1小时后的欢迎晚宴，我当时提出的解决方案是：“到动车上为客人办理入住”

会小二：是怎样想到这样的一条解决方案的呢？
Eileen：当时时间非常紧张。如果是按照传统方式去check in，短时间内会造成foyer拥挤，而且耗时也会较长，可能耽误会议进程。

于是会前筹备会上，有同事提出在去酒店的汽车上进行check in。这个方案的问题在于：350人分别乘坐7辆大巴车来到酒店，我们很难知道350人上了哪一辆汽车，也就很难把房卡交到对应的客人手上。

于是我们想到把check in提前到动车上。具体方法是，我们的员工提前赶往海口等待客人，再与客人坐同一班动车从海口返回三亚。

途中，我们的员工从车厢两头向车厢中部走，用事先准备好的身份证扫描仪为每一个参会客户办理入住手续。在动车行驶的2个小时内，员工顺利为350个客人成功进行了身份证扫描并发放房卡，创造了在动车上每23秒为一位客人办理入住的纪录。当然，前提是我们已经取得列车长的允许。

动车抵达三亚，客户员工坐上早已等待在火车站的酒店大巴。抵达酒店后，客户在大堂0等待，直接进入房间。我们计算了一下，从第一辆车抵达酒店，到最后一批客人走进客房，全部350人的入住只用了17分钟。1小时后，客户的会议顺利进行。

会小二：非常巧妙，团队常常会有这样的点子出现吗？

Eileen：首先，我们每天晨会会分享来自全球丽思卡尔顿的经典服务客户的案例。在外人看来，可能觉得这个点子有些异想天开，但是在丽思卡尔顿，具有强大执行力的团队立刻开始计划、落实。

作为丽思卡尔顿员工工装一部分的“信条卡”

丽思卡尔顿一直遵守着“黄金标准”，其中有一条就是“能及时对客人表达和未表达的愿望和需求做出反应。” 另外一方面，我们“以绅士淑女的态度为绅士淑女们忠诚服务”。我们尊重员工就像尊重客户，这样，员工服务才能更好呈现给客户。

以上两点，正是丽思卡尔顿“把不可能的事情做到可能”的原因。

会小二：我了解到，亚龙湾丽思卡尔顿开通了微信预订功能，成为万豪集团下第一家开通微信预订功能的酒店，请问是怎么考虑的呢？
Eileen：是的，我们成为中国第一家万豪集团下可以用微信订房间的酒店，同时，水疗、儿童活动、餐饮、订车，都可以通过微信来预订。

我们还在客户、合作商之间建立微信群，实现沟通零障碍。我们一直在挑战自己，让客户每年都有新的体验。这可以从丽思卡尔顿品牌slogan“让我们常在您心”中看出来，同时也是我们连续8年在三亚酒店排名第一的原因。

会小二：对会小二有什么看法？
Eileen：对客户来说，我们认为会小二是一款效率工具——通过自己的专业知识为客户节约时间，办会找场地可以像订一束花一样轻松。

对酒店来说，会小二的优势在于，它与酒店的交易规则非常透明，也就打消了酒店的顾虑。我们认为，只有清晰、透明的规则，才会让整个行业在规范内行驶，在会议行业内形成良性竞争和健康的行业环境——这是我们对会小二的认知和认可。